Waarom we niet van lange vergaderingen houden

Vergaderingen zijn een cruciaal onderdeel van samenwerking, maar ze kosten vaak veel energie en leveren te weinig op. Tijd voor actie! Hier zijn tips om vergaderingen korter en nuttiger te maken:

𝐃𝐮𝐢𝐝𝐞𝐥𝐢𝐣𝐤𝐞 𝐚𝐠𝐞𝐧𝐝𝐚: Maak en verspreidt een agenda met duidelijke, korte onderwerpen die besproken moeten worden. Geef tijd aan per onderwerp.

𝐄𝐢𝐧𝐝𝐭𝐢𝐣𝐝= 𝐞𝐢𝐧𝐝𝐞: Houd je aan de geplande duur van de vergadering. Plan een meeting net voor lunchtijd.. niemand wil de lunch mislopen.

𝐇𝐨𝐞 𝐦𝐞𝐞𝐫 𝐦𝐞𝐧𝐬𝐞𝐧 𝐡𝐨𝐞 𝐦𝐞𝐞𝐫 𝐦𝐞𝐧𝐢𝐧𝐠𝐞𝐧: Nodig alleen de mensen uit die echt nodig zijn. Te veel deelnemers kunnen de vergadering langer en moeilijker maken dan nodig is.

𝐕𝐨𝐨𝐫𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠: Vraag deelnemers van te voren relevante informatie te verzamelen, ideeën op te schrijven of mogelijke oplossingen te bedenken. Dit versnelt de discussie en zorgt voor meer betrokkenheid.

𝐍𝐞𝐞𝐦 𝐝𝐞 𝐥𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠: De leider houdt controle en zorgt dat de agenda wordt gevolgd. Houd de tijd per onderwerp aan.

𝐀𝐜𝐭𝐢𝐞 𝐞𝐧 𝐯𝐞𝐫𝐚𝐧𝐭𝐰𝐨𝐨𝐫𝐝𝐞𝐥𝐢𝐣𝐤𝐡𝐞𝐢𝐝:Eindig de vergadering met duidelijke actiepunten en verantwoordelijkheden. Neem deze lijst iedere vergadering door en geef mensen verantwoordelijkheid.

𝐎𝐩𝐞𝐧 𝐯𝐨𝐨𝐫 𝐚𝐚𝐧𝐩𝐚𝐬𝐬𝐢𝐧𝐠𝐞𝐧: Aan het einde van de vergadering vraag je feedback over de effectiviteit. Wat kan er worden verbeterd? Dit helpt om de vergaderingen in de toekomst nog beter te maken.

Bron: Jeanine Wingens op Linkedin 31 augustus 2023