Van alle managers koos de helft ‘wekelijks onderhoud’ als goed voornemen
Vorige week gaf Ben Tiggelaar een masterclass over leiderschap en gedrag. Elke deelnemer kiest iets waar hij aan wil werken en deze keer koos bijna de helft voor 'wekelijks onderhoud'. Dat gaat over het op orde brengen van je werk, zoals: alle afspraken en to do's voor de komende week doornemen, Kritisch kijken of het echt om prioriteiten gaat of dat de waan van de dag regeert. David Allen is de bedenker van de productiviteitsmethode 'Getting Things Done' met de 'weekly review' als een belangrijk onderdeel. Hij vergelijkt het wekelijks onderhoud met wat mensen doen vlak voor een lange vakantie. Dan ruim je alles op, zodat je na terugkomst een frisse start kan maken. Volgens hem moeten we dat niet ééns per jaar 'grootschalig' doen, maar elke week 'kleinschalig'. Goed. Praktisch. Hoe doe je dat, wekelijks onderhoud?
- Plan een vast moment. Bijvoorbeeld één uur op je laatste werkmiddag van de week. Daarna kun je het weekend in met een leeg hoofd en een goed gevoel.
- Maak je eigen cecklijst. Begin simpel. Bijvoorbeeld met de eenvoudige checklijst hieronder. En pas die stap-voor-stap aan op je eigen situatie.
Checklijst:
Opruimen:
- Verzamel rondzwervende aantekeningen en losse to do's.
- Zoek naar belangrijke actiepunten in je mailbox.
- Archiveer en plan wat belangrijk is. Zet to do's in je agenda of op je takenlijst.
Terugkijken:
- Een terugblik op de afgelopen week. Wat ging er goed? Wat kon beter?
- Hoe staat het met je lopende projecten?
- Beslis: waar moet je minder of meer aandacht aan besteden?
- Wat kun je concreet plannen voor de komende week? Zet dit in je agenda of op je takenlijst
Voorruitkijken:
- Loop je agenda en takenlijst voor de komende week kritisch door. Aan de hand van je prioriteiten en de manier waarop jij graag wilt werken.
- Schrap wat onnodig of niet belangrijk genoeg is.
- Misschien is er werk dat beter door anderen gedaan kan worden. Plan dit uitbesteden of delegeren als taak in je agenda.
- Zorg voor buffers in je agenda: korte adempauzes om ontmoetingen en taken goed af te ronden.
- Plan ook een dagelijks tijdblok voor onverwachte werkzaamheden.
Veel managers, ondernemers en professionals willen graag gestructureerd en systematisch werken. Maar veel mensen eindigen toch telkens weer met overvolle agenda's en ellenlange to do-lijsten. Gevolg: geen overzicht, veel stress en reactief werken.
Bron: Ben Tiggelaar 8 december 2022
